Facility Management

Facility Management steht für die Aufgaben des Planens, Steuerns und Kontrollierens von zum Teil sehr komplexen Dienstleistungen. Dazu zählen Teppichböden ebenso wie intelligente Zutrittskontrollsysteme, Abrechnungssysteme und anderes mehr. Der Fokus sämtlicher Facility Management Bemühungen liegt auf der Kostenoptimierung bei der Gebäudebewirtschaftung. Dabei betrachtet das Facility Management die gesamte Lebensphase eines Gebäudes: von der Entstehungs- über die Betreiberphase bis hin zum Rückbau.
Eine Senkung der Betriebskosten bis zu 30 Prozent sei möglich. Erreicht werden soll dies durch eine gezielte Planung, Kontrolle und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen.


Facility Management als neuer Ansatz des Immobilienmanagements


Niemand gibt gerne Geld aus bzw. sieht unbedingt ein, dass vorab erhebliche Investitionen getätigt werden müssen, um längerfristig rentabel zu bleiben. Sicherlich einer der Gründe, warum die Entwicklung von Facility Management in Deutschland im internationalen Vergleich um Jahre hinterher hinkt. Doch begreift man auch hierzulande immer mehr, dass Facility Management kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit ist, wenn man Betriebskosten sparen und die Rentabilität eines Gebäudes oder Unternehmens erhalten will. Die Zahlen sprechen für sich: 85 Prozent der Life-Cycle-Kosten eines Gebäudes entstehen in der Nutzungsphase durch Hypothekenzinsen, Miete, Versicherungen, Steuern, Energie, Wartung, Instandsetzung, Gebäudeunterhalt, Gebäudereinigung oder Sicherheitsdienste. Nach etwa vier Jahren bei einer Nutzungsdauer von 20 Jahren übersteigen die Betriebskosten die Investitionskosten.

IT-Einsatz im Facility Management

Erhebliche Werte vieler Unternehmen, aber auch der öffentlichen Hand schlummern im Verborgenen, liegen brach und verursachen Kosten. Grundstücke, Gebäude und technische Anlagen als wertvolle Ressourcen zu aktivieren, ist die Zielsetzung von Facility Management.


Facility Management löst das klassische Gebäudemanagement ab


Der Begriff Facility Management (FM) ist derzeit als Schlagwort in aller Munde. Da er aus dem Amerikanischen stammt, lässt er sich nicht einfach ins Deutsche übersetzen. Unter dem Wort “Facility” (engl. Einrichtung, technische Anlage) versteht man im Zusammenhang mit Facility Management u.a. Grundstücke, Gebäude, Räume, Infrastruktursysteme (inkl. Klima-, Lüftungs- und Heizungsanlagen) sowie Kommunikations- und Energieversorgungsnetzwerke, Rohrleitungen, Sanitäreinrichtungen, Maschinen, Anlagenkomponenten, Arbeitsplätze, Mobiliar und Computer. Kurz, das gesamte materielle Anlagevermögen einer Organisation, das für deren Existenz und Funktionsfähigkeit von wesentlicher Bedeutung ist. Darüber hinaus werden oftmals auch interne Service-Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören (z.B. Gebäudereinigung, Sicherheitsdienst, Telefonzentrale), als Gegenstand des Facility Management betrachtet. Noch weiter gefasst, bildet Facility Management alle Management-, Unterstützungs- und Service-Leistungen ab, die als Prozesse einer Organisation gelten. Aufgrund seiner umfassenden Sichtweise ist Facility Management deutlich vom herkömmlichen Gebäudemanagement, das im Wesentlichen nur die Leistungen des Managements für das Gebäude und die Services der Allgemeinbereiche betrachtet, zu unterscheiden.

Facility Management erhöht die Wirtschaftlichkeit


Facility Management als übergreifender Prozess umfasst die Planung, Erstellung, Bewirtschaftung und das Controlling von Facilities mit der Zielsetzung, Einsparungspotenziale zu realisieren, die Kosten- und Leistungstransparenz zu erhöhen und eine schnelle und effiziente Bereitstellung korrekter und insbesondere aktueller Informationen zu gewährleisten. Weiterhin wird mit dem Einsatz von Facility Management eine verbesserte Nutzung, Produktivität und Wirtschaftlichkeit für die gesamte Organisation angestrebt.

Facility Management kann 30 Prozent der Gesamtkosten einsparen

Vielen Eigentümern und Betreibern in Deutschland ist noch nicht ausreichend bewusst, dass bereits in der Planungsphase die wichtigsten Entscheidungen für den wirtschaftlichen Betrieb einer Immobilie oder Anlage festgelegt werden und dass rund 85 Prozent der Gesamtkosten eines Objekts erst in dessen Nutzungsphase entstehen. Aktives Facility Management beginnt daher schon bei der Konzeption des Objektes. Im Sinne einer optimalen Ausnutzung sollte bereits in der Entwurfsphase eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des Objektes angestellt und über alle Lebensphasen hinweg regelmäßig wiederholt werden. Fehlt das notwendige Spezialwissen innerhalb der Organisation, ist es ratsam, unabhängige Berater frühzeitig in die Untersuchung und Optimierung des wirtschaftlichen Gesamtkonzepts einzubeziehen. Eine systematische Umsetzung von Facility Management über einen hinreichenden Zeitraum kann zu erheblichen Kosteneinsparungen bzw. Erträgen führen. So schätzt der Deutsche Verband für Facility Management die Kostensenkungspotenziale durch Facility Management auf bis zu 30 Prozent der Gesamtkosten einer Immobilie bzw. Anlage.


In der öffentlichen Verwaltung bestehen große Kosteneinsparungspotenziale

Aufgrund der angespannten Haushaltssituation ist der Kostendruck in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung in den letzten Jahren ständig gewachsen. Gerade in der kommunalen Grundstücks- und Gebäudewirtschaft lassen sich durch pragmatische Sofortmaßnahmen häufig schon kurzfristig deutliche Einsparungen in den Verwaltungshaushalten erzielen. Insbesondere durch die differenzierte Nutzung von Synergien und Spezialisierungsvorteilen durch zentrale Dienstleistungserbringung (z.B. durch die Zentralisierung der Versorgungs- und Entsorgungsverwaltung oder die Vertragsvergabe an private Reinigungsfirmen) lassen sich Kosteneinsparungspotenziale aktivieren. Die Steigerung der Wertschöpfung durch ein aktives Portfoliomanagement und die Einführung effizienterer Organisationsformen stellen weitere wichtige Handlungsfelder bei der Professionalisierung der öffentlichen Gebäude- und Anlagenwirtschaft dar.


Facility Management betrachtet den gesamten Lebenszyklus eines Objekts

Im Facility Management werden die Gebäude und Anlagen aufgrund ihrer Vermögens- und Kostenwirksamkeit zunehmend als strategische Vermögensressourcen wahrgenommen, die über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg betrachtet werden müssen. Dieser beginnt in der Regel bei der Planung der Vorhabens, umfasst sowohl die technische Realisierung als auch den laufenden Betrieb und endet mit dem Abriss oder der Revitalisierung des jeweiligen Objektes.

Facility Management als ein strategisches Konzept erfordert somit eine integrative, ganzheitliche Betrachtungsweise interner Service-Leistungen sowie des gesamten materiellen Anlagevermögens und lässt sich nicht auf den Einsatz einer Software, Outsourcing, Contracting oder Benchmarking reduzieren. Im Zusammenhang mit dem ganzheitlichen Ansatz verlagert sich der Fokus immer stärker von der rein funktionserhaltenden Verwaltung auf ein Managementkonzept, dessen Aufgabe in der nachhaltigen Wertsteigerung des Objekts besteht. Vor diesem Hintergrund wird deutlich, dass es sich beim modernen Facility Management um eine anspruchsvolle, interdisziplinäre Aufgabe handelt, bei der infrastrukturelle, kaufmännische und technische Aspekte gleichermaßen ineinander greifen.



Facility Management ist mehr als Outsourcing und Benchmarking


In seinem Kern bedeutet Facility Management die Analyse und Optimierung aller kostenrelevanter Prozesse im Zusammenhang mit einer Immobilie oder Anlage. Zur Wahrnehmung der daraus resultierenden vielfältigen Aufgaben stehen verschiedene erprobte Instrumente und Methoden zur Verfügung. Neben einem konsequenten Qualitätsmanagement, der Auslagerung von Service-Prozessen an externe Dienstleister (Outsourcing) oder dem systematischen Vergleich der Kosten- und Leistungsstruktur des eigenen Objektes mit Kennzahlen vergleichbarer Objekte (Benchmarking) ist die Einführung von Spezialsoftware, insbesondere bei komplexeren Objekten, ein effizientes Instrument zur erfolgreichen Umsetzung des Facility Managements.


Spezialsoftware ermöglicht effizientes Facility Management


Sogenannte CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) unterstützt Durchführung, Koordinierung und Dokumentation der Basis- und Managementdienste und erleichtert dadurch die strategische Planung für das betrachtete Objekt. Dies geschieht insbesondere auf Grundlage eines vollständigen, redundanzfreien und aktuellen Datenbestandes, der über ein CAFM-System in der Regel wesentlich schneller und zuverlässiger zur Verfügung gestellt werden kann, als mit einer Vielzahl verschiedener, nicht aufeinander abgestimmter Software-Produkte oder gar auf Basis einer manuellen Datenerhebung.

CAFM-Software kann individuell gestaltet werden

Die Anwendungsmöglichkeiten von CAFM-Software sind sehr unterschiedlich. So ermöglichen CAFM-Systeme neben der vollständigen Erfassung der Datenlage der Facilities auch deren Auslastungsplanung, das Flächenmanagement und die Neuplanung von Infrastrukturelementen sowie die Überwachung von zyklischen Wartungsarbeiten oder die Planung und Kontrolle von Umstrukturierungs-, Erweiterungs- und Ausbaumaßnahmen. So ist es mit Hilfe einer CAFM-Software z.B. ebenso möglich, auf Basis einer computergestützten Simulation verschiedener Szenarien für eine Umstrukturierungsmaßnahme, unter Berücksichtigung vielfältigster Rahmenbedingungen, die optimale Lösung zu finden, als auch dem Management durch eine schnelle und flexible Bereitstellung von Controlling-Daten (z.B. Auslastungsgrade, Inventaranalysen, Ressourcenverbrauch) kurzfristig vollständige und aktuelle Entscheidungsgrundlagen bezüglich eines bestimmten Objekts zu liefern. Als Ergänzung zu diesen Standardfunktionen sind verschiedene anwendungsbezogene Spezialfunktionen denkbar, wie z.B. die ständige Temperaturüberwachung von Kabeltrassen, die entscheidet dazu beitragen kann, das Brandrisiko in diesen Bereichen zu reduzieren.


CAFM-Software beherrscht auch komplexe Objekte

Der Einsatz von CAFM-Systemen ist insbesondere für Organisationen empfehlenswert, deren Infrastruktur komplexere Formen angenommen hat und deren umfangreiche Liegenschaften, Bauwerke und Anlagen geografisch auf mehrere Orte bzw. große Flächen verteilt sind. Bisher sind es vor allem Industriebetriebe, Ver- und Entsorgungsunternehmen, öffentliche Einrichtungen (z.B. Krankenhäuser, Universitäten) sowie Betreiber großer Verkehrseinrichtungen wie Flughäfen oder Bahnhöfe, die CAFM-Systeme einsetzen.

Auf die Schnittstellen kommt es an

Um den vielfältigen Anforderungen gerecht zu werden, muss eine leistungsfähige CAFM-Anwendung interdisziplinär ausgerichtet sein und neben technischen auch kaufmännische und infrastrukturelle Inhalte umfassen. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit von kaufmännischen und technischen Schnittstellen zu existierenden Systemen, Gebäudetechnik und Planungssoftware. Grundsätzlich kann ein CAFM-System auch dadurch realisiert werden, dass die in einer Organisation bereits bestehenden Systeme und Methoden (z.B. Grafikstandards, ERP-Software, Datenbanken) auf sinnvolle Art und Weise und in einer einheitlichen Benutzerschnittstelle miteinander verknüpft werden. Häufig wird so durch eine intelligente Software-Architektur (Middleware) ein Investitionsschutz gegenüber vorhandenen älteren Systemen ermöglicht. Viele Hersteller von Standard-Software bieten inzwischen eigene Anwendungsmodule für das Facility Management an, z.B. Aperture oder SAP mit seiner Lösung "Real Estate".



CAFM-Systeme sollen nutzerfreundlich sein


Ein CAFM-System besteht im Allgemeinen aus einem Grafikprogramm bzw. einem CAD-System (Computer Aided Design) und einer Datenbank. Die dadurch ermöglichte Verbindung von Zahlen-, Text- und Bildinformationen erlaubt eine nutzerfreundliche und intuitive Bedienung der Software. So ist es mit bestimmten CAFM-Systemen z.B. möglich, durch einfaches Anklicken eines Objektes in einer Grafik die Ausgabe beschreibender Zusatzdaten in einem Informationsfester zu erzeugen und somit parallel zu den grafischen Übersichtsinformationen detailliertes Zahlenmaterial zu erhalten.


Die Produktauswahl sollte auf Basis eines Einführungskonzepts erfolgen

Die Auswahl des geeigneten Software-Produkts kann sich aufgrund der stetigen Marktdynamik und der recht unterschiedlichen Preis-/Leistungsspektren der einzelnen Anbieter schwierig gestalten. Daher empfiehlt sich auch hier, die gezielte Nutzung externen Know-hows in Form der rechtzeitigen Einbindung eines produkt- und herstellerunabhängigen Beratungshauses. Da der Einsatz eines CAFM-Systems nicht isoliert von den in der Organisation bereits existierenden Konzepten, Methoden und Werkzeugen betrachtet werden kann, ist eine software-übergreifende Organisationsberatung wichtige Voraussetzungen für eine produktive CAFM-Einführung. In diesem Zusammenhang sollte ein Einführungskonzept erarbeitet werden, das exakt auf die Bedürfnisse der jeweiligen Organisation zugeschnitten ist. Idealtypisch umfasst dieses Konzept aussagekräftige Beschreibungen der relevanten Prozesse, Schnittstellenanforderungen, gewünschtes Betriebssystem sowie eine detaillierte Aufgabenbeschreibung, inklusive daraus abgeleiteter Anforderungsspezifikationen an das CAFM-System. Zur Absicherung einer reibungslosen Systemeinführung empfiehlt sich zunächst die Integration eines repräsentativen Prototyps in die bestehende Infrastruktur, anhand dessen die geforderten Funktionalitäten und der Umgang mit dem System überprüft werden können. 


Die Wahl des richtigen IT-Partners kann entscheidend sein

Eine Beurteilung der Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von CAFM-Systemen wird von vielen Faktoren beeinflusst (z.B. Verteilungsgrad der Liegenschaften, Technikintensität der Anlagen, Häufigkeit von Veränderungen in den Bewirtschaftungsprozessen). Insbesondere die Ausnutzung der Kostensenkungspotenziale steht im Vordergrund. In jedem Fall bietet sich die frühzeitige Bildung eines interdisziplinären Projektteams zur Erarbeitung einer Wirtschaftlichkeitsbetrachung und des Einführungskonzeptes an. Der ausgewählte externe Partner sollte sich vor allem durch Herstellerunabhängigkeit auszeichnen, über die notwendige interdisziplinäre Fachkompetenz verfügen und in der Lage sein, neben der initialen Management-Beratung auch die Einführung des CAFM-Systems professionell umzusetzen.

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Facility Management - nicht nur für Trier
Was ist Facility Management? Wir präsentieren Ihnen einen völlig neuen Ansatz in Sachen Immobilienmanagement. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr! Übrigens: Wir sind deutschlandweit und in Luxemburg für Sie tätig. Detaillierte Informationen zu unseren Standorten, u.a. Trier, Bitburg, Wittlich, Frankfurt am Main, Köln und Stuttgart finden Sie hier.